Für Unternehmen jeder Größe gehören Dienstreisen zum täglichen Brot. Trotz der vielfältigen Möglichkeiten, die die Digitalisierung zur Durchführung von Meetings anbietet, ist es der persönliche Kontakt vor Ort, mit dem die lukrativsten Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach gebracht werden. Auf diese Art und Weise wird der Umsatz langfristig gesteigert und der Fortbestand des Unternehmens gesichert. Andererseits sind Business-Trips mit enormen Kosten verbunden und bedürfen einer gründlichen Planung.
Traditionelle und analoge Lösungen stoßen dabei aufgrund der komplexen logistischen und administrativen Anforderungen an ihr Limit. Eine moderne Reisemanagement-Software beziehungsweise ein Travel-Management-System (TMS) unterstützt die Planung und sorgt für den reibungslosen Ablauf einer Geschäftsreise. Zeit und Ressourcen werden eingespart, wodurch ein unschätzbarer Wettbewerbsvorteil entsteht.
Was genau ist ein Travel-Management-System?
Heutzutage beanspruchen Beziehungen zwischen Unternehmen und Kunden zunehmend einen globalisierten Rahmen. Vorbereitung und Durchführung von Business-Trips gestalten sich dadurch immer komplexer und aufwändiger. Um die steigenden Aufgaben zu bewältigen, greifen immer mehr Unternehmen auf ein digitales Reisemanagement von TravelPerk oder anderen Anbietern zurück.Dabei kann man sich ein TMS wie ein virtuelles Reisebüro vorstellen. Das Herzstück der Software stellt ein internes Buchungssystem dar, das sämtliche Reservierungen, Buchungen, Stornierungen und Umbuchungen berücksichtigt. Außerdem lassen sich exakte Reiserichtlinien sowie eine Reisekostenabrechnung in Echtzeit integrieren. Ein TMS ermöglicht es somit, alle internen Abläufe, die eine Geschäftsreise von der Planung bis zur Rückankunft mit sich bringt, zeitsparend und mit geringem Aufwand abzuwickeln.
Welche Aufgaben erfüllt ein Reisemanagement?
Das Reisemanagement eines Unternehmens umfasst ein weites Feld von Aufgaben aus verschiedenen Bereichen. Das trifft sowohl auf traditionelle als auch auf moderne Lösungen zu. Ein TMS beschleunigt und erleichtert dabei die Prozesse.
Allgemeine Planung des Business-Trips
Darunter fallen die Festsetzung des Reisezeitraums inklusive der Recherche nach den günstigsten Flugzeiten und Ticketpreisen. Zudem beinhaltet dieser Aufgabenbereich die Suche nach den günstigsten Transfers vom und zum Flughafen beziehungsweise Bahnhof, sofern die Anreise nicht mit einem Pkw oder Dienstwagen erfolgt. Obendrein werden die in den Diensten der Firma Reisenden mit allen diesbezüglichen Unterlagen und Informationen versorgt.
Suche nach dem günstigsten Reiseanbieter
Als sehr aufwändig kann sich die Suche nach einem geeigneten und günstigen Reiseveranstalter erweisen. In der Regel muss mit verschiedenen Anbietern verhandelt werden, um Preisvorteile zu generieren und den Geschäftsreisenden den für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss notwendigen Komfort zuzusichern. Gerade in diesem Punkt erweist sich ein TMS als dienlich, um die Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Auswahl des strategisch günstigsten Hotels
Ein weiteres Aufgabenfeld ergibt sich durch die Suche nach einer Unterkunft, die strategisch günstig in der Nähe des jeweiligen Tagungsortes liegt. Das Hotel sollte vom Standard her dem Rang der Reisenden entsprechen und deren persönliche Bedürfnisse (zum Beispiel im Bereich Fitness) berücksichtigen.
Transport der Mitarbeiter vor Ort organisieren
Business-Traveler benötigen vor Ort Fortbewegungsmittel, um pünktlich zu Tagungen und Geschäftstreffen zu kommen. Es müssen Mietwagen, Bahn- und gegebenenfalls Flugtickets vorab gebucht und bezahlt werden. Die verhandelnden Mitarbeiter sollten nicht mit logistischen Aufgaben belastet werden. Dies gilt vor allem dann, wenn es zu kurzfristigen Änderungen kommt, die mit aufwändigen Umbuchungen verbunden sind.
Koordination der Meetings
Bei diesem Prozess handelt es sich weniger um die inhaltlichen Dimensionen der Geschäftstreffen. Vielmehr geht es darum, dass die Abgesandten gut vorbereitet sind und pünktlich zum Meeting erscheinen. Ein effizientes Reisemanagement ist beispielsweise dafür verantwortlich, dass den Reisenden pünktlich alle notwendigen Zugangsberechtigungen erteilt werden.
Abrechnung der Reisekosten
Nach Abschluss der Geschäftsreise müssen alle Ausgaben und Spesen zeitnah abgerechnet werden. Dafür bedarf es eines ausführlichen und konsolidierten Finanzberichts, der es erlaubt, spätere Geschäftsreisen zu optimieren. Bei der manuellen Vorgehensweise müssen dabei eine Unmenge Quittungen und Belege in unterschiedlichen Formaten zusammengefasst werden. Mit der Nutzung eines TMS entfällt diese Sisyphusarbeit und das Ergebnis liegt sofort in Echtzeit vor.
Weshalb ist ein Travel-Management-System für moderne Unternehmen von Bedeutung?
Wie inzwischen herausgearbeitet wurde, muss ein effizientes Reisemanagement unzählige Komponenten und Prozesse in kürzester Zeit unter einen Hut bringen. Das Mittel der Wahl bei der manuellen, klassischen Methode ist die Excel-Tabelle. Oft werden dabei noch Formulare benutzt, die händisch ausgefüllt werden. Auch die notwendigen Unterlagen für die Reise und die Meetings werden in unhandlichen Ordnern und verschiedenen Archiven zusammengefasst. Im Resultat ist damit ein großer Zeitaufwand verbunden. Überdies lassen sich Fehlerquellen nicht ausschließen.
Ein TMS dagegen trägt alle relevanten Informationen und Daten, die während einer Geschäftsreise generiert werden, an einem zentralen Ort zusammen. Sie sind für alle Beteiligten mit Zugangsberechtigung an jedem Ort und zu jeder Zeit zugänglich. Nachfragen, die zu Verzögerungen führen, werden vermieden und Fehlerquellen sofort identifiziert und zeitnah abgestellt.
Wie arbeitet ein modernes Travel-Management-System?
Ein TMS gibt es für jeden Anspruch. In der Regel hängt die Funktionsweise vom Bedarf des Unternehmens ab, in denen Geschäftsreisen zum Repertoire der Kundenakquise und Kundenbetreuung gehören. Eine gute Basis-Software sollte die folgenden Prozesse selbständig abwickeln:
➔ Buchungen: Innerhalb von Sekunden filtert die Software die günstigsten Angebote für den Transport und die Unterbringung der Reisenden heraus. Die Buchungen werden automatisch vorgenommen und Umbuchungen und Stornierungen integriert.
➔ Reise-Support: Während der Geschäftsreise müssen sich die Mitarbeiter vollkommen auf die vor ihnen liegenden Treffen und Konferenzen konzentrieren können. Das TMS versorgt sie daher mit allen Informationen bezüglich Flugtickets, Hotelbuchungen, Spesen-Budget und Reservierungen. Da dies auf digitalem Wege geschieht, benötigen die Reisenden nur ihr Smartphone oder ein Tablet und müssen keine Listen und Dokumente in Papierform mit sich führen.
➔ Reiserichtlinien: Das TMS legt vor der Abreise alle Reiserichtlinien verbindlich fest. Nachträgliche Änderungen und zeitraubende Genehmigungsverfahren gehören damit der Vergangenheit an.
➔ Reisekostenabrechnung: Alle Ausgaben werden der Buchhaltung digital in Echtzeit übermittelt. Somit ist jederzeit ein kompletter Überblick über die Reisekosten möglich, wodurch Fehlerquellen eliminiert werden. Da die meisten TMS mit dem unternehmenseigenen ERP (Enterprise-Resource-Planning-System) kompatibel sind, wird der Workflow im gesamten Unternehmen beschleunigt.
➔ Reporting: Mit der automatischen Erstellung eines Reiseberichts wird die Optimierung zukünftiger Business-Trips gefördert.
Welche Funktionen muss ein TMS anbieten?
In einer Software für Geschäftsreisen sollten die folgenden Funktionen integriert sein:
➔ Breit gefächertes Angebot an Reiseanbietern und Hotels.
➔ Transparente Reiserichtlinien, die sich individualisieren lassen.
➔ Benutzerfreundliche Oberfläche.
➔ Flexible Stornierungen und Umbuchungen.
➔ Statusüberwachung aller Geschäftsreisen.
➔ Möglichkeit zur Selbstbuchung.
➔ Bündelung aller monatlichen Geschäftsreisen eines Mitarbeiters in einer Rechnung.
➔ Gruppenbuchung.
➔ Kostenloser Support rund um die Uhr.
➔ Schnittstellen zu anderen Business-Tools.
➔ Reisewarnungen.
➔ Informationen über das Reiseland.
Mit welchen Vorteilen ist ein TMS verbunden?
Für die Nutzung eines TMS müssen monatliche Gebühren zwischen 20 und 50 Euro kalkuliert werden. Dafür profitieren die Anwender von einer ganzen Reihe von Vorteilen. Die Automatisierung der Prozesse spart Zeit und eliminiert Fehlerquellen. Die Reisenden werden von allen logistischen Aufgaben befreit, die mit einem Business-Trip in Verbindung stehen, und können sich voll und ganz auf ihre eigentliche Aufgabe fokussieren.
Die Mitarbeiter, die innerhalb einer Firma für das Reisemanagement zuständig sind, werden entlastet und können sich auf die Bereiche konzentrieren, die ohne menschliches Eingreifen nicht durchführbar sind. Überdies erhalten sie umfassende Daten zur Optimierung zukünftiger Geschäftsreisen. Vor allem aber wird die Reisekostenabrechnung vereinfacht und übersichtlich gestaltet.
